Bestbieterkatalog - Gewichtung, Berechnung und Bewertung der Zuschlagskriterien

Für die Gewichtung, also das relative Verhältnis der Bedeutung der Zuschlagskriterien zueinander, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Der Auftraggeber muss allerdings die allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze einhalten, insbesondere die Grundsätze der Bietergleichbehandlung, Transparenz und Nichtdiskriminierung. Vor diesem Hintergrund muss die Gewichtung einer Überprüfung auf ihre Sachlichkeit standhalten können. Wesentlich ist, dass alle zur Gewichtung, Berechnung und Bewertung der Zuschlagskriterien zum Einsatz kommenden Parameter in der Ausschreibungsunterlage offengelegt werden (Transparenzgebot). Bei der Bewertung der Angebote dürfen keine Parameter Verwendung finden, die nicht in der Ausschreibungsunterlage offengelegt wurden. Konkret bedeutet dies etwa, dass die Zuschlagskriterien in den Ausschreibungsunterlagen so gefasst werden müssen, dass alle "durchschnittlich fachkundigen Bieter" sie bei der Anwendung der "üblichen Sorgfalt" in gleicher Weise auslegen können. Der Auftraggeber hat sich zudem einer Bewertungsmethode zu bedienen, die eine "nachträgliche Verschiebung" der Gewichtung der Zuschlagskriterien im Verhältnis zueinander ausschließt. Überdies bedarf es bei einer ziffernmäßigen (subjektiven) Bewertung der Angebote grundsätzlich einer "verbalen Darstellung" für die Gründe dieser Punkte- bzw Notenvergabe, um die gerichtliche Überprüfung der Entscheidung zu ermöglichen. Schließlich wird der Transparenzgedanke auch verstärkt im Zusammenhang mit der Begründung der Zuschlagsentscheidung und der Möglichkeit der nachgereihten Bieter, die Erfolgschancen für die Einleitung eines Vergabekontrollverfahrens einschätzen zu können, hervorgehoben.

 

Hinsichtlich der Berechnungsmethoden für die Bewertung von Zuschlagskriterien gibt es insbesondere folgende Möglichkeiten:

 

  • Absolutes System:
    Dies ist ein von anderen Angeboten unabhängiges System, bei dem jedes Angebot für sich betrachtet gemäß der angeführten Bewertungskriterien bewertet wird. Wenn zB eine Reduktion projektspezifischer Sperrzeiten (siehe dazu Zuschlagskriterium W.7) pro Monat 1 Punkt, mit einer Deckelung auf maximal 5 Punkte bei einer 5-monatigen Reduktion, ergibt, dann kann bei einem absoluten System jeder Bieter unabhängig von seinen Mitbewerbern die volle Punkteanzahl erhalten.
    Zwischen den beiden Bewertungsschwellen kann eine lineare oder auch eine andere mathematische Funktion (bei graphischer Darstellung also in Form einer Kurve) für den Verlauf der Punkte, die dem jeweils angebotenen Wert zugeordnet werden, festgelegt werden.
    Ein absolutes Bewertungssystem ist auch beim Preis möglich, wenn der Auftraggeber in der Lage ist, eine unterste und oberste Bewertungsschwelle zu definieren.

 

  • Relatives System:
    Das ist ein System, das auf einem Punktesystem mit relativer Bewertung der Angebote zueinander beruht. Üblicherweise erfolgt die Bewertung dadurch, dass das beste abgegebene und in die Bewertung einbezogene (dh nicht auszuscheidende) Angebot 100% der für das jeweilige Zuschlagskriterium möglichen Punkte erhält und die anderen Angebote in Abhängigkeit des Relativabstands zum besten Angebot (wiederum nach einer linearen oder anderen mathematischen Funktion) bewertet werden.

 

Hinsichtlich der Bewertungsmethoden für Zuschlagskriterien stehen vergaberechtlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

 

  • Mathematische Bewertung:
    Bei dieser Methode werden die Angebote anhand der zu den jeweiligen Zuschlagskriterien angebotenen Werte bzw Angaben bewertet (je nach Festlegung gemäß der Ausschreibung nach absolutem oder relativem System, siehe oben), ohne dass dies eines vorgeschalteten Bewertungsschrittes bedarf.

 

  • Kommissionelle Bewertung:
    Bei dieser Methode werden qualitative Angaben in den Angeboten von einer Kommission (also zumindest von zwei Personen) entsprechend den Festlegungen in der Ausschreibung bewertet. In der Ausschreibung ist daher konkret vorab bekanntzugeben, welche Anforderungen die Angebote im Rahmen der betreffenden Zuschlagskriterien erfüllen sollen und anhand welcher qualitativen "Aspekte" ein Angebot als gut oder schlecht bewertet wird.
    Bei einer kommissionellen Bewertung müssen die Anzahl und die Namen der Kommissionsmitglieder nicht vorab bekannt gegeben werden. Erforderlich ist aber, dass die Kommission in ihrer Gesamtheit (nicht jedes Kommissionsmitglied für sich alleine) die erforderliche Fachkenntnis besitzt, um tatsächlich die entsprechende Angebotsqualität anhand der jeweiligen Zuschlagskriterien bewerten zu können.
    Wie bereits ausgeführt, ist es aufgrund des Transparenzgebots vergaberechtlich erforderlich, dass die Kommission ihre Bewertung verbal begründet. Ob diese verbale Begründung in ganzen Sätzen oder lediglich in Stichworten erfolgen kann, hängt davon ab, ob die Nachvollziehbarkeit der konkreten Bewertung für die Vergabekontrolle gewährleistet ist.

 

Daher wird jedem Auftraggeber dringend empfohlen, vor der Veröffentlichung jeder Ausschreibung (insbesondere, wenn nicht bereits längst erprobte Zuschlagskriterien unverändert zum Einsatz kommen) anhand möglicher Angebotskonstellationen Proberechnungen und Probebewertungen durchzuführen, um kontrollieren zu können, ob bei Anwendung der geplanten Zuschlagskriterien tatsächlich die beabsichtigten und sachgerechten Ergebnisse erzielt werden, die für den Erfolg der Ausschreibung auch vor dem Hintergrund der Gebarungskontrolle (Rechnungshöfe, Revisionen etc) ausschlaggebend sind.

 

Das Risiko eines unausgewogenen Verhältnisses bzw verzerrter Ergebnisse kann in vielen Fällen reduziert werden, indem alle Zuschlagskriterien nach den gleichen Berechnungsmethoden bewertet werden (zB für die Relativbewertung in allen Zuschlagskriterien die gleichen mathematischen Funktionen verwendet werden). Eine Vermischung von absoluten und relativen Bewertungsmethoden und/oder solchen, die nach verschiedenen mathematischen Berechnungsmethoden bewertet werden, erhöht das Risiko unzweckmäßiger Ergebnisse.

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